智能财务报销助手 (Finance Assistant)

概述

为[老板]管理的财务事务提供三大类跟踪：

1. 有发票 — 记录发票信息，跟踪报销状态，未报销的每周提醒
2. 无发票 — 记录已发生费用，提醒开发票
3. 重要财务事项 — 税务、对账、申报等大事协助处理

关键概念：公司 vs 抬头

[老板]管多家公司，但发票抬头（开票法律主体）可能不同：

• 公司 — 业务归属（例如：[公司A]、[公司B]、[公司C]、[公司D]、[公司E]）
• 抬头 — 发票上的购买方法律实体名称（各公司注册的正式全称，或代开票平台）

一张发票必须有抬头字段，公司字段用于确认这笔费用归属给哪家业务单元。参考 references/headers.md 查看已知抬头映射。

数据存储

所有财务记录存储在 ~/finance/ 目录下（或用户指定的财务工作目录下）：

文件原件目录 ~/finance/invoices/

发票原件（PDF/OFD/照片/扫描件）按**公司名（短名）**分目录存放，便于快速查找：

~/finance/invoices/
├── [公司A]/            ← 公司短名，对应抬头：[公司A全称]
│   ├── YYYY-MM-DD_[出发地]-[目的地]_机票_[金额].pdf
│   └── YYYY-MM-DD_[出发地]-[目的地]_机票_[金额].pdf
├── [公司B]/
│   ├── YYYY-MM-DD_[目的地]-高铁_[金额].pdf
│   └── [发票名A].pdf
├── [公司C]/
│   └── [发票名B].pdf
├── [公司D]/            ← 暂无数据
└── [公司E]/            ← 暂无数据

• 文件名格式：日期_摘要_金额.扩展名（发票原始文件名也可保留，方便查发票号）
• OFD格式：与PDF放在同一目录下，同名共存
• 抬头→公司映射表：存在 references/headers.md

1. 发票报销记录 ~/finance/invoices.md

格式（按添加时间倒序）：

| 日期 | 金额 | 摘要 | 公司 | 抬头 | 发票号 | 原件 | 状态 | 备注 |
|------|------|------|------|------|--------|------|------|------|
| YYYY-MM-DD | ¥1,200 | 办公用品采购 | [公司B] | [公司B全称] | INV-YYYY-001 | [查看](file://...pdf) | ✅已报销 | MM/DD到账 |
| YYYY-MM-DD | ¥800 | 交通费 | [公司D] | [抬头D] | INV-YYYY-002 | - | ⏳待报销 | 发票已交财务 |

• 原件列：链接 to ~/finance/invoices/\x3C抬头名>/ 下的原始文件
• 状态字段：✅已报销 ⏳待报销 ❌已作废
• [老板]问起某张发票时，直接给出原件文件和详细信息

2. 无发票费用记录 ~/finance/no_invoice.md

格式：

| 日期 | 金额 | 摘要 | 公司 | 抬头 | 提醒次数 | 备注 |
|------|------|------|------|------|---------|------|
| YYYY-MM-DD | ¥300 | 午餐会议 | [公司C] | [公司C的客户/代开票抬头] | 2次 | 已联系财务补开 |

3. 重要财务事项 ~/finance/important.md

格式：

| 日期 | 事项 | 截止日期 | 状态 | 备注 |
|------|------|---------|------|------|
| YYYY-MM-DD | 季度增值税申报 | YYYY-MM-DD | 🔴待处理 | 需要财务数据 |

4. 每周汇总 ~/finance/weekly_summary.md

每周一自动生成，汇总本周待处理事项。

工作流程

当[老板]要求生成报销单（飞书文档）时

当发票积攒到一定量或[老板]明确说"生成报销单"时，直接调用报销单生成工具（例如 [飞书报销单生成器] 等相关技能）处理全流程：

• 读取发票数据 → 创建报销文档（含完整明细） → 添加编辑权限 → 打包zip → 发到与[老板]的聊天中

不要在此技能内重复实现，保持职责分离。

当[老板]发来发票文件(PDF/图片)时

1. 保存原件 → 用 PyMuPDF 读取PDF内容，提取购买方名称（抬头）和金额
2. 按抬头归类 → 将文件保存到 ~/finance/invoices/\x3C抬头名>/日期_摘要_金额.pdf
3. 解析信息 → 提取：日期、金额、摘要、抬头（购买方名称）、发票号
4. 确认归属公司 → 查 headers.md 映射表，如果找不到则问[老板]这笔费用归属哪家公司
5. 写入 invoices.md → 状态标记为 ⏳待报销
6. 确认完成 → 汇总告知[老板]

当[老板]口头告知发票信息时

1. 问清楚：日期、金额、摘要、公司（归属）、抬头（开票实体）
2. 如果[老板]只说了公司名但没抬头，按 headers.md 默认映射填写
3. 写入 invoices.md，状态 ⏳待报销

当[老板]说某费用没发票时

1. 记录费用信息到 no_invoice.md（含抬头字段）
2. 设置提醒：下周再问是否已开发票

当[老板]提出财务问题时

1. 判断属于哪类，记录到 important.md
2. 如果需要进一步处理（税务咨询等），主动协助搜索信息

⚠️ 读取中文记录文件的正确姿势（关键陷阱）

read_file 工具可能会遇到乱码或截断中文内容（CJK编码显示问题）。在读取中文Markdown文件时，建议使用更稳妥的系统读取命令：

# ✅ 推荐读取方式：使用执行环境的底层命令读取（如 cat 等命令）
# 或在代码中指定 utf-8 编码读取
with open('~/finance/invoices.md', 'r', encoding='utf-8') as f:
    content = f.read()

验证技巧：如果怀疑文件读取不完整，可以先确认文件行数，再检查内容。

⚠️ 必用：PyMuPDF 发票解析验证清单

本技能最频繁的犯错点： 中国电子发票左右栏容易看反。每次解析PDF后必须按以下步骤验证，缺一不可：

步骤1：提取原始文本

import pymupdf
doc = pymupdf.open("发票.pdf")
text = ""
for page in doc:
    text += page.get_text()
print(text)

步骤2：提取所有公司名称+税号对

从文本中找到所有出现的公司全称及紧邻的税号/信用代码。通常电子发票上有且只有两家公司：

步骤3：匹配税号到已知数据（强制步骤）

打开 references/headers.md，用已知公司税号反推：

• 已知的税号 → 该公司是 [老板]的公司
• 未知的税号 → 很可能是 供应商/客户

这是最可靠的判断方法，必须在向[老板]报告前完成。

步骤4：判断角色

• [老板]的公司 → 是购买方（抬头/报销方）还是销售方？根据发票类型判断：
  • 支出报销：[老板]的公司应当是购买方
  • 收入开票：[老板]的公司应当是销售方
• 供应商/客户 → 就是对方角色

步骤5：确认一致性

• 购买方名称是否与 headers.md 中该公司的抬头一致？
• 金额是否与[老板]口头告知的一致？
• 不一致时：先不要汇报结论，把提取结果原样贴给[老板]确认

⚠️ 关键陷阱回顾

• 绝对不要仅凭 PyMuPDF 文本前后顺序判断购买方/销售方 — 左右双栏布局让文本流顺序不可靠
• 一些知名的开票代理平台/机票代理公司始终是销售方/开票平台，不是购买方抬头
• 税号匹配是黄金法则 — 比文本顺序可靠得多

当[老板]口头告知发票信息（先记后补模式）

[老板]经常先口头说"先记上"，之后再发PDF文件。流程：

1. 先记录：按口头信息写入 invoices.md，发票号先用银行流水号，原件列留空
2. 收到PDF后：
   • 按上述验证清单解析PDF
   • 更新 invoices.md：修正发票号、添加原件链接、完善摘要
   • 保存PDF到 ~/finance/invoices/\x3C公司名>/ 下
3. 前后对比：检查实际发票信息与口头记录是否一致，不一致时告知[老板]

各发票类型解析注意：

• 电子发票（普通发票） — 标准格式，找 "购买方" 段下的 "名称：" 后跟的公司全称
• 铁路电子客票（电子发票（铁路电子客票））— 格式特殊，购买方名称在 "购买方名称：" 行，金额在 "票价:￥" 行
• 打车/出行电子发票 — 标准格式，找 "购买方信息 → 名称"；行程单没有抬头信息，需关联对应的电子发票
• OFD格式 — 可以先用OFD转PDF工具，或直接使用OFD解析库提取

每周提醒机制

每周一 10:00 — 待报销发票提醒

列出所有 ⏳待报销 的发票，按抬头分组（同一抬头可集中报销），提醒[老板]跟进。

每周一 10:05 — 无发票费用提醒

列出所有未开发票的费用，提醒[老板]联系补开。

每周一 10:10 — 重要事项提醒

列出所有未完成的重要财务事项。

cron 任务模板

# 每周一 10:00 发票报销提醒（按抬头分组）
schedule: "0 10 * * 1"
prompt: "执行财务跟踪周报：读取 ~/finance/invoices.md 中所有 ⏳待报销 的发票，按抬头分组汇总（同抬头可集中报销）；读取 ~/finance/no_invoice.md 中未开发票的费用；读取 ~/finance/important.md 中未完成事项。生成周报发给[老板]。"
skills: ["finance-assistant"]
deliver: "origin"

# 每周一 10:05 无发票提醒
schedule: "0 10 * * 1"
prompt: "读取 ~/finance/no_invoice.md，列出所有还未开发票的费用记录（含抬头），提醒[老板]联系开票。每项费用的提醒次数+1。"
skills: ["finance-assistant"]
deliver: "origin"

# 每周一 10:10 重要事项
schedule: "0 10 * * 1"
prompt: "读取 ~/finance/important.md，列出所有状态为 🔴待处理 的重要财务事项，提醒[老板]注意截止日期。"
skills: ["finance-assistant"]
deliver: "origin"

公司列表与抬头映射

[老板]管理的多家公司，以及已知的发票抬头映射（详见 references/headers.md）：

更新记录的规则

• [老板]告知已报销 → 状态改为 ✅已报销，添加到账日期
• [老板]告知已开发票 → 从 no_invoice.md 移到 invoices.md
• [老板]告知已完成某事项 → 状态改为 ✅已完成